工作場所低效工作的危害是不言而喻的。 本文將從個體到整體、從執(zhí)行到管理的順序一一講。 無論你是社會新人，還是經(jīng)驗豐富的職場老手，都值得一看。
——人力君
找出效率低下的共性
聽起來，職場中低效工作的例子有很多，但如果我們仔細觀察，就會發(fā)現(xiàn)很多現(xiàn)象都有共性問題。
找到這些共性問題，然后分別制定相應的方法，本身就是高效的。
我將這些常見問題分為三大類：
a) 缺乏硬技能的熟練程度
這在剛開始工作的新人中很常見。 什么是硬技能？ 這些是這項工作最基本的技能要求。
例如
作為一名程序員，你應該了解并掌握幾種主要的編程語言；
如果你是做營銷的，你應該會寫PPT；
做財務審計的必須熟練使用Excel，看懂報表；
做銷售的至少應該說得犀利一些。
最好解決因硬技能不熟練而導致效率低下的問題。 因為有現(xiàn)成的工具可以幫助你改進。
只要你愿意花時間學習和學習，比如買一些書或者上網(wǎng)報班，你就可以在短時間內(nèi)快速提高。
b) 團隊溝通不順暢
在我的工作生涯中，大約80%的低效率都是由這個原因造成的。
最常見的就是不同部門之間的信息鴻溝效率和達成率是一個意思嗎，即大家對同一件事的理解處于不同的階段。
比如，同一個項目，A部門認為應該這樣做，B部門認為應該這樣做，但如此反復，沒有得到確認。 最后發(fā)現(xiàn)沒有人的理解是正確的，所以之前的所有努力都白費了（如下圖）。
再比如，信息溝通的過程太冗長，中間層次太多。 每次信息傳遞都會有間隙，每一個間隙都會造成偏差。 最終，100 點信息中只傳遞了 50 點（如下圖）。
我遇到過的最夸張的例子是，即使是一個簡單的電子郵件申請，也必須從地區(qū)發(fā)送到中國總部，然后再從中國總部發(fā)送到全球總部。 實際上花了兩個月的時間才獲得批準。
結果那段時間我只能使用QQ郵箱，因為它沒有連接到公司總部的電子郵件系統(tǒng)，所以每次尋找電子郵件聯(lián)系人都浪費了很多時間。 我最后申請的郵箱地址竟然是集團內(nèi)另一家公司的域名。 原因是總部把我的信息弄錯了。
這種情況在日常工作中很常見。 另外，像會議紀要、項目跟進、指令傳達等都是溝通問題。
一旦信息溝通出現(xiàn)分歧，就需要有人站出來，主動協(xié)調(diào)、暢通信息。 這個人可以是你自己，也可以是其他負責任的同事。
如果你是傳播信息的人，你應該主動確保每個人對信息的理解一致。
例如，您可以使用會議紀要或電子郵件來總結已商定的所有信息。 這樣以后如果出現(xiàn)問題就可以找到相應的負責人。
例如，如下，我們用幾個關鍵問題來幫助大家理清思路：
1. 該項目的目的是什么？
2. 該項目的計劃是什么？
3、目前項目進展情況如何？
4、接下來各部門將做什么？
5. 下次會議時各部門需要提交什么？
這樣是不是就清楚很多了呢？
如果信息渠道是別人，你能做的事情就相對有限，因為主動權不在你手里。
但你可以定期提醒，適當督促。 在不影響對方心情的前提下，不斷地重復，以增加自己對這件事的關注度，這樣對方就不會忘記。
總之，只有加快信息傳遞效率，才能提高工作效率。
c) 缺乏指揮和調(diào)度
如果說前兩類問題是最常見的，那么最后一類問題就是最致命的。
大家都聽過一句話：“將帥無能，全軍疲憊”。
一個領導者如果不能做出正確的決策，不僅會拖累自己的效率，也會拖累整個團隊幾人甚至幾十人的效率。 這個損失是巨大的。
例如，當面對下屬提交的工作計劃時，老板無法做出決定。 做，怎么做，做什么？ 如果不做，為什么不做效率和達成率是一個意思嗎，該怎么辦？ 這些都沒有明確的解釋，只是“回去想一想”，在沒有指導和規(guī)劃的情況下將此事駁回。
如果你是一名普通員工，遇到這樣的領導，最好的建議就是盡快離開。 這個世界不值得。
如果你恰好是一名領導者，你可以反思一下，你的團隊是否因為你的模糊性和糟糕的決策而一直在兜圈子。 不管出于什么原因，決策時猶豫不決、安排時思路不清，都是領導的失敗。
以上是導致工作效率低下的三個常見問題。 大家可以根據(jù)自己的實際情況進行總結，然后根據(jù)具體問題進行針對性的改進。
善于模仿，超越模仿
模仿的意義就是用行之有效的方法強迫自己改變過去低效、不正確的思維。 而很多時候，這種改變就是強加給我們的“強行瓜”。
雖然一開始會有點痛苦，但隨著時間的推移你會發(fā)現(xiàn)這一切都是值得的。 這是提高工作效率的快速方法。
例如。 剛開始工作時，我的邏輯思維能力極差。 后來我找到了一個模仿的方法，就是學習咨詢公司寫PPT方案的套路。
麥肯錫的PPT模板之所以被稱為“邏輯PPT圣經(jīng)”，是因為它包含專業(yè)全面的結構思維模板，適合職場中所有需要寫計劃的場合。
如果你的頭腦很混亂，長時間沒有整理信息，應用這個模型將幫助你瞬間找到自己的方向。
當時我就按照每一頁的模板，把工作中遇到的實際問題都融入進去了。 當遇到不完全適用的情況時，我會稍微改進。
比如下面兩張圖，上面一張是麥肯錫的PPT模板，下面一張是我根據(jù)這個結構制作的一頁PPT。
（麥肯錫PPT模板）
（我模仿了一頁PPT）
上圖中的小房子式結構中，四個“支柱”代表了公司的四大主營業(yè)務板塊。 此外，底部的箭頭代表公司業(yè)務隨時間發(fā)展的順序。
一頁PPT就可以清晰地闡述公司的業(yè)務概況。 而不是像以前那樣查了很多資料，寫了很多頁文字，但還是無法解釋清楚。
這就是模仿的作用。
更重要的是，我沒有完全復制這個模型，而是將模板中的“標題”部分替換為底部的紅色箭頭。
因為我還需要安排公司業(yè)務的開發(fā)時間，顯然之前的模板沒有這個功能，所以我根據(jù)實際情況做了適當?shù)母倪M。
你看，除了模仿之外，我還得自己補充。 這其實就是學習。
模仿固然重要，但不能盲目模仿。 在模仿的過程中，我們需要了解作者背后的原始思維，然后學會獨立思考，最后具體情況具體分析。
這就是模仿的本質(zhì)。 我們要善于模仿，而且要超越模仿。
除了寫PPT之外，工作中還有很多情況可以通過模仿來學習。
比如，在人際交往方面，你可以觀察周圍那些會說話的人，他們用什么方式與別人交流，并拿一個小本子偷偷記下來。
甚至到了開頭要怎么說，被拒絕的時候用什么話來圓滑，哪些話永遠不會說等等，越具體越容易學。 你先模仿，然后自己去感受、思考。 這將非常有效。
再比如，在查找資料進行研究時，可以詢問公司里特別擅長查找資料的同事和前輩。 請某人吃頓便飯，虛心請教一些快速查找信息的渠道和方法。 把它們都寫下來，然后回去自己模仿。
這些都不難。 與其像無頭蒼蠅一樣盲目摸索，如果能找到一個標桿來模仿，你的效率就會逐漸提高。
建立價值認同并自上而下改善
獨立工作時，可以通過模仿來提高效率。 但如果你是在團隊中工作，你就必須改變方法。
如果您是一名經(jīng)理，您就會知道團隊合作就是協(xié)同作用。 這個時候，建立價值認同就非常重要了。 首先要統(tǒng)一思想方向，才能在行動上朝著同一個方向努力。
要建立價值認同，就必須讓團隊成員認識到過去的工作方法是錯誤的、低效的。 如果大家都沒有認識到這個問題，那么無論我們?nèi)绾握務摳纳扑际峭絼诘摹?span style="display:none">xsc物理好資源網(wǎng)(原物理ok網(wǎng))
這是自上而下的改進，也是解決效率低下問題最根本的方法。
例如，許多公司喜歡加班文化，認為員工工作時間越長，其價值越能體現(xiàn)。 但我不同意這一點。 相反，我認為工作的價值不應該用時間來衡量，而應該用結果來衡量。
所以我經(jīng)常告訴我的團隊成員，我不鼓勵加班。 我鼓勵你早點把事情做好，然后回家享受生活。
但對于“盡早完成事情”還有很多話要說。
第一個是“把事情做好”。 “做得好”是什么意思？
如果你要寫一個計劃，你寫了20頁交給我，這不叫“做好”，這叫“完成”。 因為后面要檢查修改，可能需要你刪掉一些廢話，添加更重要的信息； 也有可能你在20頁里還沒有寫到這一點。 我寧愿你寫 5 頁的內(nèi)容，而且都是切題的。
“做好”是指當我把這個方案交給客戶的時候，客戶就會買單，而不是因為你辛苦了幾個晚上。 抱歉，這還不夠。
第二個是“早”，就是說你縮短了把事情做好的時間。
當你需要一天才能做好工作時，下次嘗試半天，然后下次嘗試3小時。 但請記住，雖然時間可以縮短，但工作質(zhì)量不能受到影響。
效率意味著重復地做正確的事情并快速地做重復的事情。
想通了這個問題后，我回頭查看加班，就發(fā)現(xiàn)了問題所在。 加班不是目的，而是方法。
如果這種方法能夠提高工作產(chǎn)出的質(zhì)量，那么適當加班也沒有什么問題。 否則，就應該放棄。
專業(yè)技術好的人，早做早下班當然是可以的。 對于做事不熟練的人來說，加班學習、鞏固工作技能也很合適。
作為管理者，你需要從一開始就建立共識、制定標準，讓每個人都明白什么樣的工作產(chǎn)出是有價值的。 圍繞這個核心目的，進而改進工作方法和流程，才是正確的做法。
如果加班拖累了效率，那么就關注正常的工作時間，思考為什么工作不能按時完成。
我見過很多下班加班的人。 他們一天晚上10點下班，第二天中午12點來上班。 這樣算來，他們的工作時間與正常工作的人是一樣的。 那么為什么他們要在精神狀態(tài)不佳之前繼續(xù)工作呢？ 如果晚上做呢？
與其這樣做，不如圍繞“效率”建立一種文化。 比如，取消臃腫的報告結構、摒棄形式主義的官僚主義、注重價值輸出等。 同時，讓高效、有能力的人擔當重大責任。 這樣的人多了，團隊的效率自然就會提高。
這是最難的，但也是最有效的。
史蒂夫·喬布斯曾經(jīng)說過：
雇傭聰明人然后告訴他們該做什么是沒有意義的。 我們聘請聰明人，這樣他們就能告訴我們該做什么。
翻譯過來就是：任人唯賢，勿疑其人。
