管理大師彼得·德魯克曾在《有效的主管》一書中簡潔地指出:“效率是以正確的方式做事,而有效性則是做正確的事情。效率和效果不應(yīng)該優(yōu)先,但這并不意味著這并不意味著效率和效果同等重要。我們當(dāng)然希望同時提高效率和效果,但當(dāng)效率和效果不相容時,我們應(yīng)該先關(guān)注效果,然后再努力提高效率。”
多么經(jīng)典的一句話啊! 請注意,在這次討論中,彼得·德魯克提出了兩個并行的概念:效率和效果、正確做事和做正確的事。 現(xiàn)實生活中,無論是公司的經(jīng)營行為還是個人的工作方法,人們往往關(guān)注的是前者:效率和正確做事。 但事實上,最重要的是效果而不是效率效率和結(jié)果的關(guān)系,做正確的事而不是做正確的事。 正如彼得·德魯克所說:“對商業(yè)而言,最重要的是有效性,而不是效率。”
“把事情做對”強調(diào)效率,結(jié)果是讓我們更快地朝著目標(biāo)前進(jìn); “做正確的事”強調(diào)有效性,其結(jié)果是確保我們的工作扎實地朝著我們的目標(biāo)前進(jìn)。 繼續(xù)前進(jìn)。 換句話說,效率側(cè)重于完成工作的最佳方式,而有效性側(cè)重于時間的最佳利用——包括做或不做某項工作。 麥肯錫優(yōu)秀工作方法的最大秘密在于,每個麥肯錫人在開始工作之前首先必須確保自己“在做正確的事”。 。
“正確地做事”與“做正確的事”有著本質(zhì)的區(qū)別。 “正確做事”是建立在“做正確的事”的基礎(chǔ)上的。 沒有這樣的前提,“正確做事”就變得毫無意義。 先做正確的事,再做正確的事。 試想一下,在一家工業(yè)企業(yè)中,一名員工在生產(chǎn)線上,按照要求生產(chǎn)產(chǎn)品,他的質(zhì)量和操作行為都達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。 他做事是正確的。 但如果這個產(chǎn)品沒有買家或用戶,那么這不是正確的做法。 這個時候,無論做事的方法多么正確,結(jié)果都是徒勞的。
正確做事,還要做正確的事,不僅是重要的工作方法,也是非常重要的管理理念。 任何時候,對于任何個人或組織來說,“做正確的事”遠(yuǎn)比“正確地做事”更重要。 對于企業(yè)的生存和發(fā)展來說,“做正確的事”是企業(yè)戰(zhàn)略解決的問題,而“做正確的事”則是執(zhí)行力的問題。 如果做對了,即使執(zhí)行上出現(xiàn)一些偏差,結(jié)果也未必是致命的; 但如果做錯了,即使執(zhí)行得天衣無縫,結(jié)果也絕對是企業(yè)的災(zāi)難。
對于企業(yè)來說,倡導(dǎo)“做正確的事”的工作方法,培養(yǎng)“做正確的事”的人,與倡導(dǎo)“做正確的事”的工作方法,培養(yǎng)“做正確的事”的人,會產(chǎn)生完全不同的效果。正確的事情”。 的。 前者是保守、被動的,后者是進(jìn)取、創(chuàng)新、主動的。
麥肯錫高級顧問奧姆韋爾·格林肖曾指出:“我們不一定知道什么是正確的道路,但我們不應(yīng)該在錯誤的道路上走得太遠(yuǎn)。” 這是一條對每個人來說都具有重大意義的道路。 警告,他告訴我們一個非常重要的工作方法。 如果我們?nèi)匀粺o法弄清楚“正確的道路”(正確的事情)在哪里,至少,停止我們正在做的事情!
首先,找到“正確的事情”去做的過程就是一個一個解決問題的過程。 有時,你的辦公桌上會出現(xiàn)一個需要你解決的問題。 問題本身很清楚,解決方案也很清楚。 然而,無論你想沖向哪個方向,想從哪里開始,正確的工作方式只能是:在這樣做之前,請確保你正在解決正確的問題——很可能,它不是一個你之前已經(jīng)解決過的問題。 這個問題問你。
在黑白電視處于成熟階段、彩色電視方興未艾的情況下,如果仍然選擇黑白電視作為目標(biāo)產(chǎn)品,無論生產(chǎn)效率有多高,這款產(chǎn)品肯定會滯銷。 雖然提高生產(chǎn)力是做正確的事情,但做錯誤的事情可能會導(dǎo)致巨大的損失。
有一個廣為流傳的例子。 我們走進(jìn)一片叢林,開始清理灌木叢。 當(dāng)我們終于把這片灌木叢清理干凈,直起身子,準(zhǔn)備享受辛苦勞作后的樂趣時,我們突然發(fā)現(xiàn),旁邊不是這片灌木叢,而是另一片灌木叢。 ,那就是我們需要清理的叢林! 有多少人在工作,就像這些砍伐灌木的工人一樣,往往只是砍伐灌木,甚至沒有意識到他們要砍伐的并不是叢林。
大量研究表明,在工作中,人們根據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先考慮事情:
(1)先做你喜歡做的事,然后做你不喜歡做的事。
(2)先做熟悉的事,后做不熟悉的事。
(3)先做容易的事,后做難的事。
(4)先做花時間少的事情,然后做花時間多的事情。
(5)先處理信息完整的事項,后處理信息不完整的事項。
(6)先做已安排的事情,再做未安排的事情。
(7)先做計劃內(nèi)的事,后做計劃外的事。
(8)先做別人的事,再做自己的事。
(9)先做緊急的事,后做不緊急的事。
(10)先做有趣的事,再做無聊的事。
(11)先做一些容易完成的事情或者容易結(jié)束的事情,然后再做一些很難完成的事情或者很難結(jié)束的事情。
(12)先做你尊敬的人或與你關(guān)系密切的人要求的事情,然后再做你不尊重的人或與你關(guān)系不密切的人要求的事情。
(13)先做已發(fā)生的事,再做未發(fā)生的事。
顯然,上述各種方針不符合高效工作方法的要求。
這個問題應(yīng)該根據(jù)其“重要性”來確定優(yōu)先順序。 所謂“重要性”,是指對實現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)。 越是有助于實現(xiàn)目標(biāo)的事情越重要,就越應(yīng)該優(yōu)先考慮; 越是對實現(xiàn)目標(biāo)毫無意義的事情,就越不重要,越應(yīng)該推遲。 簡單來說,就是根據(jù)“我現(xiàn)在所做的事情是否會讓我更接近我的目標(biāo)”的原則來判斷事情的輕重緩急。
在上述確定優(yōu)先順序的十三條原則中,第九條對我們來說可能是最重要的——“先做緊急的事情,然后做不緊急的事情”。 一般來說,績效低下的員工,他們80%的時間和精力都花在了“緊急的事情”上。 也就是說,人們習(xí)慣于根據(jù)事物的“緊急程度”來決定事物的優(yōu)先級,而不是首先權(quán)衡事物的“重要性”。 根據(jù)這種思維,他們往往把每天要處理的事情分為以下三個層次:
(1) 今天“必須”做什么(即最緊急的事情)。
(2) 今天“應(yīng)該”做的事情(即有些緊急的事情)。
(3) 今天“可以”完成的事情(即不緊急的事情)。
但不幸的是,大多數(shù)情況下,越重要的事情反而越不緊急。 比如向上級提出改進(jìn)操作方法的建議、規(guī)劃長遠(yuǎn)目標(biāo),甚至個人體檢,往往會被那些“必須”做的事情因為不緊急而無限期推遲。 因此,在麥肯錫公司,我們告訴新員工的第一法寶就是:做重要的事,而不是緊急的事。
仔細(xì)優(yōu)先考慮重要事情而不是緊急事情的概念非常重要,但經(jīng)常被遺忘。 我們必須讓這個重要的理念成為我們的工作習(xí)慣。 我們每次開始工作的時候,首先要讓自己明白什么是最重要的,什么是我們應(yīng)該花最多精力的。
仔細(xì)區(qū)分事情的優(yōu)先順序可以幫助我們養(yǎng)成這種習(xí)慣。 在你弄清楚每年或每天要做什么之前效率和結(jié)果的關(guān)系,你必須更全面地了解應(yīng)該如何利用你的時間。 為此,您需要問自己四個問題:
1.我從哪里來,到哪里去?
我們每個人都肩負(fù)著沉重的責(zé)任。 雖然我現(xiàn)在每天都在做一些平凡的事情,但是10年、20年后,我們中的一些人可能會成為公司的領(lǐng)導(dǎo)者。 偉大的企業(yè)家和偉大的科學(xué)家。 因此,我們需要解決的第一個問題是,我們需要明白我們未來想做什么? 只有這樣,我們才能繼續(xù)朝著這個目標(biāo)努力,拋棄一切與自己無關(guān)的事情。
2.我需要做什么?
為了確定優(yōu)先順序,您還應(yīng)該弄清楚需要做什么。 總有一些任務(wù)是你必須完成的。 重要的是你要分清某項任務(wù)是必須要做,還是必須由你來完成。 這兩種情況是不同的。 你可以把你必須做的事情委托給別人,但你不必自己做,你只負(fù)責(zé)監(jiān)督他們的完成。
3.什么能給我最高的回報?
人們應(yīng)該把時間和精力集中在能給自己帶來最高回報的事情上,也就是自己能比別人做得更好的事情上。 對此,讓我們用帕累托定律來指導(dǎo)自己:人們應(yīng)該花80%的時間做能帶來最高回報的事情,20%的時間做其他事情,這才是最有策略的時間利用。 。
4.什么能給我最大的滿足?
有些人認(rèn)為,帶來最高回報的事情一定會給他們最大的滿足感。 但并非一切都是這樣。 無論你的地位如何,你總是需要花一些時間做一些能給你帶來滿足和快樂的事情。 這樣你就會永遠(yuǎn)保持對生活的熱情,因為你的生活很有趣。
了解了以上四個問題,并用它們來判斷我們即將面臨的眾多事情,這樣我們就不會陷入事務(wù)的泥潭。 我們可以快速確定事情的優(yōu)先順序,并采取最高效的工作方法,以獲得最大的效率增益。
事情的四個層次 我們每個人每天所面對的事情,按照輕重程度可以分為以下四個層次:重要的、緊急的事情;重要的、緊急的事情; 重要但不緊急的事情; 緊急但不重要的事情; 不緊急也不重要。
1、重要、緊急事項
這些類型的事情是你最重要的事情,也是最優(yōu)先考慮的事情。 有些是實現(xiàn)你的職業(yè)和目標(biāo)的關(guān)鍵,有些則與你的生活密切相關(guān)。 他們應(yīng)該優(yōu)先考慮。 只有合理有效地解決它們,才能順利開展其他工作。
2. 重要但不緊急的事情
這種事情需要我們有更多的主動性、積極性和自覺性。 從一個人處理這種事情的表現(xiàn)如何,我們可以看出這個人判斷職業(yè)目標(biāo)和進(jìn)展的能力。 因為我們生活中大多數(shù)真正重要的事情不一定是緊急的。 比如,讀幾本有用的書,休閑娛樂,培養(yǎng)人際關(guān)系,適量飲食,鍛煉身體等。 這些事情重要嗎? 當(dāng)然,它們會影響我們的健康、職業(yè)和家庭關(guān)系。 但它們緊急嗎? 不,很多時候我們可以推遲這些事情,而且似乎我們可以一直推遲它們,直到我們后悔為什么我們沒有首先關(guān)注它們,沒有更早開始關(guān)注解決它們。
3.緊急但不重要的事情
有這樣的事嗎? 當(dāng)然,而且這種事隨時隨地都會發(fā)生。 你已經(jīng)洗漱完畢,準(zhǔn)備休息一下,養(yǎng)精蓄銳,明天去圖書館看書。 突然電話響了,你的朋友邀請你去酒吧聊天。 你只是沒有足夠的勇氣對他們說不,你不想讓你的朋友失望。 然后你就去了,第二天一早回到家,你就感覺頭暈,昏昏沉沉的。 你被別人的事情牽著走,卻沒有做你認(rèn)為重要的事情。 這可能會讓你長期處于被動狀態(tài)。
4. 不緊急也不重要的事情
這些東西很多都會出現(xiàn)在我們的生活中,它們可能有一點價值,但如果我們無節(jié)制地沉迷其中,我們就浪費了很多寶貴的時間。 例如,我們吃完飯后坐下來看電視,但我們常常不知道自己想看什么,接下來要播什么。 只是被動接受電視傳來的信息。 通常,看完電視后,我們覺得最好讀幾本書,甚至騎健身車去跑步。 所以我們剛才所做的就是浪費時間。 事實上,如果你留意的話,我們花在電視上的很多時間都是浪費的。
上述情況可以用坐標(biāo)來清楚地表達(dá)。
你的時間花在哪個象限? 是A嗎? 那樣的話,可想而知你每天有多忙。 這樣做會消耗你大量的精力,一個又一個的問題就會像大浪一樣向你撲來。 如果你經(jīng)常這樣做,遲早你會被擊倒、壓垮、精疲力竭和尷尬。
如果是C,你的工作效率可想而知。 不要以為這些是緊急的事情,而且也很重要。 現(xiàn)實情況是,這些事情的緊迫性往往是由其他人的優(yōu)先事項決定的。 你總是被牽著鼻子走。
如果是D呢? 不幸的是,如果你繼續(xù)這樣下去,你將一事無成。 你在工作中既沒有生產(chǎn)力,也沒有效率。 除了浪費你大量的時間之外,也證明你是一個無法控制自己情緒的人。
只有B象限才是有效個人管理的核心。 這些事情雖然不緊急,但卻決定了我們的生活質(zhì)量、教育、品味培養(yǎng)、工作績效等。只有養(yǎng)成“做重要的事而不是緊急的事”的良好個人習(xí)慣,你才會在工作中變得更加得心應(yīng)手。 你會提前制定工作計劃,按時復(fù)習(xí)功課,定期鍛煉身體,保持良好的狀態(tài),避免在戰(zhàn)斗中磨礪技能的緊張和尷尬。 這就是我們所提倡的。
著名管理大師彼得·德魯克通過廣泛研究發(fā)現(xiàn),工作忙碌但效率低下的人,90%的時間都花在A象限,用來處理看似無窮無盡的緊急情況。 剩下的10%的時間幾乎都花在了D象限。他們的行為與高效能人士完全相反,這樣的人本質(zhì)上過著不負(fù)責(zé)任的生活。
把重要的事情放在第一位
工作必須結(jié)構(gòu)化。 你不能只抓眉毛和胡須。 你必須優(yōu)先考慮! 只有這樣,事情才能有節(jié)奏、有秩序地有步驟地去做,才能取得良好的效果。 在緊急但不重要的事情和重要但不緊急的事情之間,你先做哪一個? 您可能會發(fā)現(xiàn)很難面對這個問題。
現(xiàn)實生活中,很多人都是這樣的。 正如法國哲學(xué)家布萊斯·帕斯卡所說:“放在第一位的東西是人們最難理解的。” 很多人不幸被這句話給套住了。 用他們的話說,他們完全不知道生活中的任務(wù)和責(zé)任按重要性排序。 他們認(rèn)為工作本身就是成就,但這其實是一個很大的謬誤。
在確定了應(yīng)該做哪些事情之后,你必須根據(jù)其優(yōu)先級開始采取行動。 大多數(shù)人根據(jù)緊急程度而不是優(yōu)先級來確定事情的優(yōu)先順序。 這些人的做法是被動的而不是主動的。懂得生活的人做不到這一點,而是按照優(yōu)先順序工作